Onko dokumenttienhallintasi jäänyt ajasta jälkeen?

avatar

Posted by Niko Lahtinen - 16 helmikuu, 2018

Vuosia erilaisten yritysten kanssa työskennelleenä olen huomannut, että dokumenttienhallinta on yrityksissä yllättävän hajautettua. Eri osastoilla on omat totutut tapansa käsitellä asioita, ja hyvin usein nämä käytännöt ovat vain kehittyneet ja vakiintuneet osastojen sisällä ilman, että kukaan on miettinyt miten ne linkittyvät yrityksen muihin prosesseihin.

Dokumentteja käsitellään usein tietyllä tavalla koska ”näin on aina tehty. Maailma ympärillä on muuttunut sähköiseksi, mutta työvaiheet ovat yhä manuaalisia, vaativat papereiden käsittelyä ja tiedon tallentamista käsin.

Yritykset ovat pitkään pyrkineet tehostamaan dokumenttienhallintaansa ja ulkoistaneet osia prosessista. Käytännössä tämä on johtanut siihen, että yrityksen dokumenttiprosessia saattaa käsitellä monikin ulkoinen toimija. Kokonaisuuden hallinnasta ja esimerkiksi eri vaiheiden välisten integraatioiden rakentamisesta tulee työlästä ja kallista. Lähestymistapa voi jopa rampauttaa tavoitellun tehokkuuden: yritys on saattanut optimoida yhden vaiheen prosessistaan tavalla, joka on lisännyt merkittävästi työtä ja kuluja toisessa vaiheessa.

 

Prosessin tehostaminen tuo selkeitä säästöjä

Tarkastellaanpa tilannetta kokonaisprosessin näkökulmasta ja laitetaan dokumenttienhallinnan keskiöön yrityksen tärkein henkilö - asiakas. Miten asiakas asioi yrityksen kanssa ja miten hänen asiansa käsittelyn voisi järjestää organisaatiossa mahdollisimman tehokkaasti? Kun ymmärrät kokonaisprosessin, voit oikaista monta turhaa mutkaa modernien toimintatapojen ja automaation avulla.

Sen lisäksi että paperit voidaan skannata ja niiden sisältämät tiedot lukea optisesti, myös tietojen    tarkistaminen ja lisääminen voidaan antaa vaikkapa ohjelmistorobottien tehtäväksi. Työnkulun eri vaiheet vaativat päättelyä ja päätöksentekoa – myös tämä voidaan automatisoida tiettyyn rajaan asti etukäteen määriteltyjen sääntöjen avulla. Automaatiota hyödyntävä prosessi on nopea ja joka vaiheessa tehtävät tarkistukset parantavat laatua entisestään.

Kokonaisprosessin tehostaminen tuo yrityksille huomattavia säästöjä. Eräs asiakasyrityksemme vastaanottaa dokumentteja sekä postitse että sähköpostitse. Kun ryhdyimme kehittämään prosessia, löysimme monta manuaalista työvaihetta, jotka voitiin automatisoida. Prosessista tuli selvästi aiempaa nopeampi ja varmempi. Asiakkaamme säästää 10 henkilön työpanoksen ja vuosittain 30 % kustannuksissa.

 

Ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa dokumenttienhallintaa

Olemme rakentaneet dokumenttiprosessien automatisointiin täyden palvelukokonaisuuden, jonka avulla otat tilanteen kokonaisuutena haltuun ja voit tehostaa yrityksesi toimintaa kaikissa vaiheissa.

 onko-dokumenttienhallintasi-jaanyt-ajasta-jalkeen.jpg

Ensin saat ulkopuolisen asiantuntijan analyysin prosessien nykytilanteesta sekä konkreettiset parannusehdotukset työmäärineen ja kustannuksineen. Jotta toiminta todella myös tehostuisi, tarjoamme yritysten erilaisiin tilanteisiin ratkaisut ja työkalut, jotka auttavat suoraviivaistamaan työnkulkuja käytännössä. Lopputuloksena säästät aikaa ja kustannuksia – ja saat entistä tyytyväisempiä loppuasiakkaita.

Lue lisää dokumenttienhallinnan automatisointiratkaisuista >>

 >>> Haluatko tietää, miten sinun organisaatiosi prosesseja voisi parantaa? Ota yhteyttä, niin keskustellaan yhdessä toimenpiteistä.

 

Kirjoittaja: Niko Lahtinen, Posti Messaging
Kirjoittaja on toiminut yli 20 vuotta asiakasrajapinnassa erilaisissa dokumenttiprosessien kehitystehtävissä ja keskittynyt viime aikoina erityisesti tiedon digitalisointiin ja ohjelmistorobotiikkaan. Posti Messagingissä hänen vastuualueitaan ovat Digitointipalvelut, Sähköinen tiedonkeruu ja Dokumenttiprosessien automatisointi.

Topics: dokumenttienhallinta, dokumenttiprosessi


Uusimmat

"Yrityksen tarina herättää asiakkaan mielenkiinnon”

read more

Hajanaiset tietovirrat voidaan jalostaa päätöksenteon tueksi

read more

Puutteellisen dokumenttienhallinnan 5 suurinta haittavaikutusta

read more