Puutteellisen dokumenttienhallinnan 5 suurinta haittavaikutusta

avatar

Posted by Amir Hassan - 20 maaliskuu, 2018

Huonosti hoidettu dokumenttienhallinta voi ajaa yrityksesi lukuisiin ongelmiin, joista vakavin on se, että saatat tietämättäsi jopa rikkoa lakia.

Melkein kaikki, mitä organisaatiossa tapahtuu, on dokumentoitu yhteen tai useampaan asiakirjaan, jota on mahdollisesti myöhemmin muokattu ja jaettu eri tahoille. Sähköpostiviestit, projektisuunnitelmat, sopimusasiakirjat ja palaverimuistiot ovat tyypillisiä esimerkkejä tällaisista dokumenteista, ja niiden sisältämät tiedot muodostavat usein välttämättömän perustan päätösten tekoon ja hallintatoimiin organisaatioissa.  

Siksi on yllättävää, miten usein organisaatiot laiminlyövät tiedonhallintainfrastruktuurinsa ylläpidon ja kehittämisen. Tiedonhallintainfrastruktuuriin kuuluvat kaikki ne prosessit ja järjestelmät, joilla yritykset vastaanottavat, jalostavat, varastoivat ja lähettävät ulos tietojaan.

Kansainvälisen tiedonhallintayhdistyksen (Association for Information and Image Management, AIIM) useat tutkimukset osoittavat, että vain alle 25 % tutkituista yhtiöistä onnistuu poimimaan toiminnan kannalta kriittisiä tietoja paperista tai sähköpostista suoraan liiketoimintaprosesseihinsa. Organisaatio voi kohdata lukuisia ongelmia puutteellisen dokumenttienhallinnan seurauksena, mutta haluan nostaa esiin erityisesti seuraavat viisi haittavaikutusta, jotka ovat mielestäni tärkeimpiä: 

#1: Asiakirjakaaos 

Uskottava dokumenttienhallintajärjestelmä edellyttää selkeän asiakirjaryhmittelyn (esim. tarjoukset, myyntisopimukset, projektisuunnitelmat jne.) sekä metatietoja, jotka kuvaavat kutakin asiakirjatyyppiä. Tämä ryhmittely auttaa hahmottamaan, minkä tyyppisiä asiakirjoja organisaatio käyttää ja mihin tarkoitukseen. Se on myös erinomainen lähtökohta asiakirjatyyppikohtaisten ja yhteisten käsittelysääntöjen suunnittelulle ja toteutukselle.

Ilman asiakirjamäärittelyä ja sitä tukevia metatietoja asiakirjoista tulee kertakäyttötuotteita, jotka pitää laatia joka kerta uudelleen, kun niitä tarvitaan. Tämä johtaa puolestaan siihen, että yhtä tarkoitusta varten laaditaan useita toisistaan poikkeavia asiakirjoja, mikä jo keskisuuressa organisaatiossa johtaa helposti asiakirjakaaokseen. Lisäksi näitä eri versioita periaatteessa samasta asiakirjasta tallennetaan usein omalle työkoneelle ilman yhtenäistä nimeämiskäytäntöä, jolloin pahimmassa tapauksessa jokaisella käyttäjällä on samasta asiakirjasta täysin erinäköinen versio. Voi vain kuvitella, paljonko tällaisessa ympäristössä työaikaa menee hukkaan, kun asiakirjoja kerta toisensa jälkeen etsitään ja käsitellään.

#2: Ajan ja rahan haaskaus

Jokainen minuutti, joka on käytetty asiakirjan etsimiseen, on pois asiakirjan käyttämiseen tarkoitetusta ajasta. Silti aikatauluissa ei huomioida asiakirjojen etsintään tarvittavaa aikaa, minkä seurauksena aikataulut pettävät tai laadusta joudutaan tinkimään. Käytännössä huonosti toteutettu dokumenttienhallinta johtaa heikkoon tuottavuuteen.

Toimihenkilöt voivat helposti käyttää jopa 25 % työajastaan asiakirjojen etsimiseen. Toisin sanoen, riittämätön tai olematon sähköinen dokumenttienhallinta voi pakottaa joka neljännen tietotyöntekijän täysipäiväiseksi asiakirjametsästäjäksi!

#3 Siiloutuminen

Organisaatio, jolla ei ole riittävää tiedonhallintainfrastruktuuria, on suuressa vaarassa siiloutua. Tuolloin eri yksikköjen välinen yhteistoiminta loppuu kunkin yksikön käyttäessä omia yksikkökohtaisia järjestelmiä ja prosesseja. Tämä sotii täysin prosessiajattelua vastaan, mutta jos yrityksissä on käytössä useita toisistaan erillään olevia dokumenttienhallintaympäristöjä, vaihtoehtoja ei yksinkertaisesti ole. Tällaisessa organisaatiossa muutoksenhallinta on ylivoimainen tehtävä.

#4 Heikko asiakkuudenhallinta

Tähän mennessä on todettu, että riittämätön tiedonhallintainfrastruktuuri johtaa heikompaan tuottavuuteen, työn laadun heikkenemiseen ja organisaation toiminnan kankeuteen. Kaikki nämä asiat voivat pahimmassa tapauksessa johtaa siihen, että organisaatio epäonnistuu kriittisissä tilanteissa eli niissä tilanteissa, joissa sen täytyy täyttää asiakkaansa odotukset. Vastaavasti organisaatio, jonka tiedonhallintainfrastruktuuri on hyvin suunniteltu ja toimiva, hyötyy siitä että asiakkuudenhallinta on osa kokonaisvaltaista dokumenttienhallintaa. Ketterämpi päätöksenteko, joka johtaa laadukkaampiin päätöksiin, on erinomaisen asiakaspalvelun perusedellytyksiä.

#5 Laatuvaatimusten vastainen toimintatapa

Monet toimialakohtaiset vaatimukset sekä myös organisaation oma laatujärjestelmä usein asettavat organisaation toiminnalle hyvin tiukkoja vaatimuksia, jotka vaikuttavat asiakirjojen elinkaareen, versionhallintaan ja sisällön käsittelyprosesseihin. Lisäksi toukokuussa 2018 voimaan astuva GDPR tietosuoja-asetus tuo aivan uusia vaatimuksia henkilötietojen ja niitä sisältävien asiakirjojen tallennukselle ja käsittelylle. Ilman riittävää tiedonhallintainfrastruktuuria GDPR:n tuomien vaatimusten täyttäminen voi olla mahdoton tehtävä.

Tietoturva ja hyvä hallinto edellyttävät, että eri käyttäjäryhmien pääsy erityyppiseen sisältöön pystytään määrittämään yhtenäisen ohjeistuksen perusteella ja ettei käyttäjäoikeuksissa esiinny poikkeamia. Nämä vaatimukset voidaan täyttää riittävällä dokumenttienhallintaratkaisulla, kun taas liian suppea ratkaisu voi pahimmassa tapauksessa johtaa vakaviinkin luottamuksellisuuden rikkomisesta johtuviin seuraamuksiin.

Mitä seuraavaksi?

Tiedonhallintainfrastruktuurin onnistuneesti toteuttanut organisaatio on ottanut ison harppauksen kohti sujuvampia prosesseja, parempaa asiakaspalvelutasoa sekä toiminnan seurattavuutta - ja sitä kautta myös kohti oman kilpailukykynsä parantamista. Jopa rahaa arvokkaampi voimavara organisaation menestykselle on tieto, ja sen laadusta ja saatavuudesta huolehtiminen tulee nostaa yritysten strategiseksi painopisteeksi.

Topics: tiedonhallinta, dokumenttienhallinta, dokumenttiprosessi


Uusimmat

"Yrityksen tarina herättää asiakkaan mielenkiinnon”

read more

Hajanaiset tietovirrat voidaan jalostaa päätöksenteon tueksi

read more

Puutteellisen dokumenttienhallinnan 5 suurinta haittavaikutusta

read more