Tiedon valta ja tiedonhallinta

avatar

Posted by Amir Hassan - 09 helmikuu, 2018

Organisaation toimintakyky on riippuvainen tiedosta. Yrityksen on kehitettävä kokonaisvaltainen tiedonhallintastrategia, jotta se voi digitalisaation myötä hallita jatkuvasti monipuolistuvia ja kasvavia tietovirtoja. Tiedonhallintastrategian toteuttamiseksi organisaation täytyy ensin tunnistaa tiedonhallinnan kannalta kriittiset prosessit ja korjata näissä mahdollisesti piilevät suorituskyky- ja laatuongelmat. Tiedonhallintaprosessien tehostaminen on tiedonhallintastrategian tärkeimpiä tehtäviä.


Ei ole liioiteltua todeta, että laadukas ja riittävä tieto on minkä tahansa organisaation elinehto. Pitkällä tähtäimellä rahastakaan ei ole yritykselle iloa, jos yrityksen käyttämän tiedon laatu on heikko. Yritys, jonka likviditeetti on erinomainen, voi silti joutua ennen pitkää kassakriisiin, jos se ei onnistu hallitsemaan liiketoimintansa kannalta kriittisiä tietoja niin, että oikeat ja riittävät tiedot ovat oikeiden päätöksentekijöiden käytössä oikeaan aikaan.

Tieto virtaa organisaatioon ja sieltä ulos samalla tavoin kuin raha eri kanavia pitkin. Tietoa tuottavien sovellusten ja laitteiden kirjon kasvaessa on odotettavissa, että tiedon virta hajaantuu yhä enemmän. Kanavat, joita pitkin tieto virtaa organisaatioon ja sieltä ulos, eivät ole staattisia vaan jatkuvassa murroksessa, ja niiden hallinta on entistä haastavampaa.

Organisaation täytyy huolehtia paitsi kassavirrastaan likviditeettinsä turvaamiseksi myös ydin- ja tukiprosessiensa tarvitseman tiedon saatavuudesta. Muutoin näiden prosessien toiminta voi häiriintyä riittämättömän tai huonolaatuisen tiedon takia. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty, sillä vaikka organisaatio voikin määrittää, mitä tietoa sen prosessit tarvitsevat, sillä on vain rajallinen näkyvyys siihen, milloin ja miten nämä tiedot on tuotettu - etenkin jos tiedot tulevat organisaation ulkopuolelta. Organisaatio voi kuitenkin vaikuttaa siihen, mitä kanavia pitkin se ottaa sisään tulevat tiedot vastaan ja miten se näitä tietoja käsittelee. Nimenomaan tässä vaiheessa tiedonhallintastrategia on erittäin tarpeellinen.

 

Lähtökohtana tiedonhallintastrategia

Riittävä tiedonhallintastrategia on lähtökohta sille, että organisaatio voi hallita ja kehittää tiedonhallintainfrastruktuuriaan, joka pitää sisällään kaikki ne prosessit ja järjestelmät joilla tietoja vastaanotetaan ulkoa, siirretään, varastoidaan ja lähetetään ulos.  Tiedonhallintastrategia määrittää pitkäntähtäimen panostukset, jotka organisaation on tehtävä, jotta sillä olisi tiedon talteenottoon ja käsittelyyn tarvittavat välineet sekä toimintatavat, jotka mahdollistavat sen kilpailijoita paremman suorituskyvyn. Tiedonhallintainfrastruktuurista vastaavien avainhenkilöiden tulee ehdottomasti osallistua tiedonhallintastrategian suunnitteluun, jolla pitää olla myös organisaation ylimmän johdon tuki.

Strateginen suunnittelu alkaa nykytilan hahmottamisesta sekä selkeän vision määrittämisestä. Jos organisaatiolla ei ole selkeää kuvaa sen tiedonhallintainfrastruktuurin nykytilasta, ensimmäinen askel on kartoittaa sisään tulevat ja ulosmenevät kanavat sekä asiakirjahallinnan tila. Tämä analyysi antaa organisaatiolle tietoa sen tiedonhallintakyvykkyyden kypsyydestä ja realistisen lähtökohdan uskottavan vision määrittämiselle. Matka nykytilasta vision mukaiseen tavoitetilaan vaatii paitsi suoria rahallisia panoksia myös koko organisaation sitoutumisen alkaen ylimmästä johdosta ja tiedonhallintainfrastruktuurin avainhenkilöistä. Itse visio on pidettävä mahdollisimman realistisena, koska pyrkiminen kohti saavuttamattomissa olevaa tavoitetta johtaa lopulta vain resurssien haaskaukseen ja yleiseen pettymykseen.

 

Tiedon tiekartta

Onnistunut matka vaatii selkeän tiekartan. Tiedonhallintastrategia on organisaation tiekartta tiedonhallinnan nykytilasta tavoitetilaan, ja sen tulisi siksi huomioida organisaation tiedonhallintakyvykkyyden kypsyystaso sekä määrittää toimenpiteet, investoinnit ja organisaatiomuutokset, jotka tarvitaan tavoitetilan saavuttamiseksi. Osana tiekarttaa on määritettävä selkeät virstanpylväät, joiden tehtävänä on varmistaa, että organisaatio on oikealla polulla ja että muutosprosessin sidosryhmät ovat motivoituneita saavuttamaan tavoitteet.

Tieto on valtaa, ja tiedonhallintastrategian onnistuminen vaatii muutoksenhallintaa, jonka edellytyksenä on hyvä suunnitelma. Organisaation avainhenkilöiden sitoutuminen muutosprosessiin on strategian jalkautumisen kannalta välttämätöntä, ja avainhenkilöiden sitoutuminen puolestaan edellyttää, että heille viestitetään säännöllisesti ja selkeästi muutosprosessin etenemisestä. Jo ennen strategian jalkauttamista on laadittava selkeä viestintäsuunnitelma, joka kattaa kaikki prosessit, joihin strategia vaikuttaa, koska strategiset päätökset vaikuttavat prosesseihin ja toisaalta strategian onnistuminen on mitattava siihen liittyvissä prosesseissa.

Tässä kirjoituksessa on pyritty antamaan mahdollisimman realistinen kuva tiedonhallinnan merkityksestä organisaation suorituskykyyn sekä korostamaan, että tiedonhallinnan kehittämiseen ei ole olemassa nopeita ratkaisuja. Organisaation on tunnettava oma tiedonhallintainfrastruktuurinsa, joka pitää sisällään prosesseja ja järjestelmiä, ja jonka kehittäminen vaatii pitkäjänteisen ja huolellisesti laaditun tiekartan sekä koko organisaation sitoutumisen.

Amir Hassan, business consultant, Posti Messaging

 

 

Topics: tiedonhallinta


Uusimmat

"Yrityksen tarina herättää asiakkaan mielenkiinnon”

read more

Hajanaiset tietovirrat voidaan jalostaa päätöksenteon tueksi

read more

Puutteellisen dokumenttienhallinnan 5 suurinta haittavaikutusta

read more