CASE Espoon kaupunki

TOIMISTOTULOSTUKSEN AUTOMATISOINTI TOI SÄÄSTÖJÄ

Postin Printer Driver toi selviä säästöjä ja lisäsi työn mielekkyyttä

Kun Espoon kaupungin kuljetus- ja materiaalipalveluista vastaavan yksikön palvelupäällikkö Pasi Ojaniemi kuuli Postin Printer Driver -nimisestä toimistotulostuksen automatisointipalvelusta, hän ajatteli heti, että se auttaisi poistamaan tehottomia työvaiheita yksikön toimistorutiineista.

Printer Driverin käyttöönotto on ollut positiivinen projekti, jossa voi olla tyytyväinen kaikkiin osa-alueisiin.palvelupäällikkö Pasi Ojaniemi, kuljetus- ja materiaalipalvelut, Espoon kaupunki

Ja näin on käynytkin. "Koulukuljetuspäätösten käsittelemiseen kuluva aika on kutistunut kolmannekseen sen jälkeen kun otimme lähetyspalvelun käyttöön. Työaikasäästöjen lisäksi saamme selkeitä eurosäästöjä postituskustannuksista”, Ojaniemi vahvistaa

Printer Driver on iPost-palvelun lisäpalvelu. Sen avulla päätöskirjeet lähetetään nyt sähköisesti suoraan työasemilta automatisoituun iPost-tuotantoprosessiin, jossa huolehditaan kirjeiden tulostamisesta, kuorittamisesta ja postittamisesta. ”Postittaminen ei kuulu täällä kenenkään ydintehtäviin. Nyt työajan voi käyttää viisaammin. Rutiinien poistaminen auttaa myös lisäämään työn mielekkyyttä”, Ojaniemi toteaa.

Aineiston lähettäminen käsiteltäväksi onnistuu Printer Driverin avulla omilta työasemilta yhtä helposti kuin sen tulostaminen omalle tulostimelle, yhtä painiketta klikkaamalla.

Postitustalkoot historiaan

Espoon kaupunki on käyttänyt iPostia vuodesta 2013 lähtien muun muassa myyntilaskujen lähettämiseen. Potentiaalisia käyttökohteita Printer Driver -palvelulle on jo tunnistettu myös Espoon kaupungin organisaation muissa toiminnoissa. Pasi Ojaniemi sanoo, että hyödyt näkyvät erityisen selkeästi satunnaisissa massapostituksissa.

 

Haaste: Kaupungin koulukuljetuspäätösten postittaminen vei työntekijöiden aikaa ja resursseja muilta työtehtäviltä. Manuaalinen kirjeiden käsittelytyö koettiin tehottomaksi ja työlääksi.

Ratkaisu ja hyödyt: Yksikössä otettiin käyttöön iPost-palvelun lisäpalvelu Printer Driver, jonka avulla päätöskirjeet saadaan lähetettyä sähköisesti suoraan työasemilta eteenpäin tulostettaviksi, kuoritettaviksi ja postitettaviksi. Palvelu säästää työaikaa, alentaa postituskustannuksia ja pienentää virheiden mahdollisuutta.


Espoon kaupunkiEspoo on Suomen toiseksi suurin kaupunki, jossa on asukkaita 269 500. Kuljetus- ja materiaalipalveluista vastaava yksikkö on osa Espoon kaupungin konsernipalvelujen Espoo Logistiikka -tulosyksikköä. Yksikkö vastaa Espoon kaupungin henkilö- ja tavarakuljetuksista sekä huolehtii kaupungin sisäisestä materiaalien verkkokaupasta. Koulukuljetusten lisäksi yksikkö hallinnoi sosiaali- ja terveystoimen alaisia vanhusten ja vammaisten kuljetuspalveluja. Yksikössä työskentelee 12 henkilöä..

Kysy lisää

Ota yhteyttä

Lataa referenssi

 

 tutustu-printer-driveriin